Hygiene Management System is a system to ensure hygiene condition in production area, warehouse, etc. It is prerequisite program in ISO 22000. Thismanagement system should be evaluated base on relevance, effectivity, robustness, and efficiency.
Mutu adalah kesesuaian karakteristik produk terhadap keinginan konsumen, dimana keamanan pangan adalah salah satu bagiannya. Di dalam sistem yang menjamin keamanan pangan di suatu perusahaan, hygiene merupakan syarat mutlak yang wajib dipenuhi.
Hygiene atau disebut juga Sistem Managemen Hygiene (SMH) dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang menetapkan dan menjaga kondisi hygiene pada area
produksi (manufaktur) pangan, termasuk area penyimpanan (warehouse). Hygiene dalam ISO 22000 merupakan prasyarat utama atau prerequisite program (PRP). Fungsi hygiene ini adalah membantu membatasi bahaya pada peralatan dan lingkungan produksi, metode ini lebih sederhana dibanding dengan HACCP.
Kesuksesan SMH merupakan prasyarat dalam menjamin keamanan produk pangan secara keseluruhan. Untuk itu, SMH harus dievaluasi berdasarkan :
• Relevansi : Apakah hygiene dan jalur potensial terjadi kontaminasi sudah teridentifikasi ? dan apakah ada mekanisme “up date” dari sistem itu ?
• Efektivitas : Apakah SMH cukup efektif dalam mengendalikan hygiene ?
• Robust : Apakah SMH “cukup tangguh” jika ada gangguan yang tidak biasa ?
• Efisiensi : Bagaimana efisiensi SMH terhadap biaya, sumber daya dan waktu ?
Untuk melihat kesuksesan SMH ini diperlukan audit. Dalam ISO 22000, Internal audit merupakan salah satu klausul dalam verifikasi sistem keamanan pangan (Klausul 8.4.1). ISO 9000 mendefinisikan audit sebagai proses sistematis, independen dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti dan mengevaluasinya secara objektif untuk menetapkan kesesuaian dengan kriteria audit. Secara umum audit dapat didefinisikan sebagai “menetapkan kesesuaian”. Laporan audit berisi tentang ketidak sesuaian, serta pemenuhan persyaratan standar oleh auditee baik dari kinerja maupun dokumentasinya.
I. SISTEM AUDIT
Untuk membuat sebuah sistem audit dalam hal ini audit sistem manajem hygiene (SMH), organisasi harus menetapkan tujuan audit. Tujuan utama audit dapat berupa :
1. Kesesuaian, verifikasi. Dasar dari audit ini adalah melihat kesesuaian seluruh SMH dengan persyaratan standar. Jadi sebelum audit dilakukan, tentukan dahulu standar yang akan digunakan sebagai tolak ukur, kemudian tentukan kriteria kesesuaian apakah hanya ya/tidak saja atau menggunakan skor kesesuaian. Auditor harus mengetahui dengan jelas standar yang akan digunakan, sebab ada potensi “ketidak sesuaian” pada auditee dan berkonsekuensi pada “improvement” yang harus dilakukan, jika auditor tidak mengetahui dengan jelas standar yang digunakan sebagai tolak ukur, maka “improvement” yang dilakukan auditee menjadi sia –sia.
2. Efektivitas, kemampuan untuk menyesuaikan dengan standar, validasi. Audit tipe ini secara normal dibangun pada persepsi kesesuaian, melihat apakah semua sesuai dengan standar dan bagaimana hal itu dilakukan. Auditor harus mempunyai kemampuan untuk memutuskan efektivitas SMH berdasarkan informasi kuantitatif yang ada dan harus dapat mengindikasikan akar masalahnya. Auditor diharapkan memiliki pengalaman, pengetahuan teknis dan kemampuan untuk menilai dengan tepat.
3.Efisiensi. Audit tipe ini memiliki target menurunkan “losses” akibat SMH yang gagal baik terhadap waktu, material, utilisasi dan kategori biaya yang lain. Auditor harus memiliki kemampuan untuk menidentifikasi potensi “losses” dan menghitung efisiensi biaya secara detail.
4. Improvement. Audit tipe ini bertujuan untuk mengidentifikasi potensi untuk melakukan “improvement” berdasarkan kesesuaian dengan standar. Auditor dituntut untuk memiliki kemampuan melihat kemungkinan “improvement” yang dapat dilakukan oleh organisasi.
Tujuan tambahan dalam melakukan audit adalah :
1. Sebagai sarana pembelajaran auditor dan auditee. Sistem audit dapat dijadikan tempat untuk menimba pengetahuan dan pengalaman bagi auditor internal dan auditee, Sehingga akan terbiasa pada saat menghadapi audit eksternal.
2. Sebagai tempat untuk saling berbagi “best practices”. Audit dapat digunakan sebagai sarana untuk berbagi pengalaman antar individu maupun bagian dalam satu organisasi, sehingga akan memberikan pengetahuan dalam melakukan “improvement”
II. AUDIT HYGIENE
Fokus audit hygiene adalah mengenai pemahaman berbagai unsur dari SMH yang diterapkan pada suatu organisasi dan pencapaian kinerja dari SMH itu. Beberapa poin yang berkaitan dengan itu adalah :
• Tata letak pabrik, termasuk seluruh zona hygiene yang ada.
• Penjelasan seluruh proses, produk dan bahan baku yang digunakan.
• Analisa tren data mikro (contoh tren sebelum dan sesudah sanitasi)
• Product recall / withdraw (apakah disebabkan karena masalah hygiene?)
• Komplain dari konsumen
• Laporan yang berkaitan dengan aktivitas hygiene
• Laporan dari audit eksternal.
• Standar yang digunakan.
• Struktur manajemen dan supervisi (contoh, siapa yang melakukan dan mengontrol kebersihan pada saat shift malam?)
• Program training internal
Pada saat audit di lapangan beberapa poin kunci yang dapat diberikan perhatian selama audit adalah :
• Seluruh peralatan yang kontak langsung dengan produk (material yang digunakan, sambungan pipa, dan lain-lain). Auditor harus melihat keseuaian desain, tipe maintenance (regular schedule, preventive dan breakdown) dan sanitasi yang dilakukan, dan juga bukti catatan yang berkaitan dengan efektivitas dan kesesuaian program maintenance.
• Bahan kimia yang digunakan untuk maintenance dan sanitasi, termasuk kemungkinan adanya residu yang tertinggal pada peralatan yang kontak langsung dengan produk.
• Tangan pekerja yang bersentuhan langsung dengan produk, termasuk prosedur cuci tangan dan aturan-aturan yang berkaitan dengan cuci tangan tersebut (frekuensi, penggunaan sanitizer dan lain-lain).
• “Zoning Policy” berkaitan dengan akses dan persyaratan GMP yang diterapkan untuk orang, material, peralatan, kendaraan, palet dan lain-lain. Sensitifitas bahan baku dan proses juga ditetapkan dalam aturan “zoning” tersebut.
• Bahan – bahan yang berpotensi kontak dengan produk, mengenai status keamanannya dan pengaturan bahan tersebut, contoh bahan tersebut adalah pelumas, steam dan cooling water.
• Kebersihan lingkungan sekitar area produksi “primer”, termasuk area sekitar pabrik dan area lain yang berpotensi sebagai jalur masuk untuk mencemari produk.
• Prosedur dan catatan yang berkaitan dengan perubahan infrastruktur, peralatan, “service provider” yang mempengaruhi kondisi hygiene.
• Kebijakan dan praktik – praktik yang berkaitan dengan kebersihan personal, training, disiplin dan aturan yang berkenaan dengan pekerja yang terkena sakit seperti diare, penyakit kulit dan lain-lain.
• Kebijakan dan aturan yang berkaitan dengan kontraktor dan tamu yang beraktivitas di area zona sensitif.
• Pengaturan terhadap pekerjaan perbaikan di area produksi.
• Prosedur yang menjamin kesamaan persepsi dari setiap orang terhadap standar, aturan dan prosedur hygiene, contoh prosedur yang berkaitan dengan pertukaran shift.
• Aturan dan aktivitas mengenai pemakaian seragam khusus, perhiasan dan penggunaan wewangian pada saat memasuki area sesuai dengan”zoning” nya.
• Kebersihan fasilitas penunjang lainnya seperti toilet dan wastafel.
• Pest Control
• Dan lain lain
Setelah audit dilakukan sebaiknya auditee memberikan laporan mengenai rencana tindakan perbaikan yang akan dilakukan berdasarkan temuan audit. Rencana ini harus jelas mengindikasikan apa yang harus dilakukan, waktunya, penanggung jawab dan ukuran sukses dari tindakan perbaikan tersebut. Auditor menyetujui laporan audit dan memberikan konfirmasi temuan dan kesimpulannya, prioritas dan kesesuaian tindakan perbaikan yang diberikan oleh auditee. Keputusan pelaksanaan tindakan perbaikan tersebut dilakukan oleh manajemen. Pada akhirnya kesuksesan SMH ini ditentukan oleh kerjasama dan komunikasi yang baik dari pihak-pihak yang berkepentingan dengan SMH itu.
Referensi
• CODEX alimentarius, supplement to volume IB. General requirement (food hygiene). Second edition. 1997.
• Hand book of hygiene control in the food industry,2005, Lelieveld, H. L. M. , Mostert, M. A. and Holah, J., CRC press, NY.
• ISO 22000:2005, Food safety management system
Oleh Asep S Nur T QA Manager PT Santos Premium Krimer
(FOODREVIEW INDONESIA | VOL. VII/NO. 6/JUNI 2012)