Oleh Dr. Wahyu Supartono
Praktek penggudangan yang baik merupakan salah satu bagian penting dari manajemen rantai pasok (supply chain management) yang merupakan mata rantai penyaluran produk-produk dari produsen ke konsumen. Penggudangan memberikan fasilitas kegiatan/proses penyimpanan (storage) produk baik produk sementara maupun produk akhir, sebelum diproses lebih lanjut atau disampaikan ke konsumen. Proses penyimpanan produk pangan atau pertanian perlu diperhatian dengan benar dan tepat agar produk tersebut masih memiliki kualitas yang baik dan diterima oleh konsumen.
Dalam penerapan Good Warehouse Practices (GWP) biasanya meliputi dasar penggudangan, keamanan, pengontrolan suhu dan kelembaban relatif (RH), peralatan yang digunakan dalam sistem penyimpanan, sumber daya manusia atau karyawan yang mengelola GWP, sanitasi yang perlu dilaksanakan, bukti penerimaan barang, perakitan produk sesuai permintaan konsumen dan mengeluarkan produk, pengemasan untuk transport, dan transportasi.
Penggudangan didesain dengan ukuran yang sesuai dan konstruksi yang tepat agar dapat mempermudah proses pembersihan, perawatan dan penyimpanan yang rapi. Kondisi gudang yang biasa digunakan untuk menyimpan produk-produk pangan dan pertanian seharusnya mememuhi beberapa persyaratan seperti; cukup cahaya, cukup aliran udara, temperatur yang tepat, sanitasi yang memadai, kelembaban ruangan yang tepat, ruangan, peralatan dan kondisi keamanan yang memadai. Selain itu diperlukan ruangan yang memberikan fasilitas proses penahanan dan penyimpanan barang yang dikembalikan atau ditolak oleh konsumen, serta ruangan yang digunakan untuk mempersiapkan produk sesuai dengan pesanan konsumen. Selanjutnya barang yang baru datang dalam gudang seharusnya dipisahkan secara fisik atau elektronik dari barang-barang yang akan didistribusikan ke konsumen.
Suhu dan kelembaban ruang penyimpanan perlu dikontrol dengan tepat berdasarkan pada jenis barang yang disimpan dalam gudang tersebut. Standard Operationg Procedure (SOP) yang ditetapkan oleh perusahaan seharusnya harus ditepati dan dijalankan dengan baik dan disertai dengan monitoring sesuai jadwal yang ditetapkan agar umur simpan produk di ruang penyimpanan bisa dijaga. Alat pencatat dan dokumen hasil pencatatan tersebut sebaiknya disimpan dan diverifikasi oleh orang yang berwenang atau bertanggungjawab dalam proses penyimpanan.
Di samping itu faktor keamanan lingkungan perlu diperhatikan terutama dalam hal menghindari pencurian atau masuknya orang tidak berkepentingan. Sistem kontrol dan monitor setiap aktivitas keluar masuk gudang perlu diaktivasi agar keamanan gudang dapat dijaga dengan baik.
Dalam ruang penyimpangan perlu direncanakan program perawatan secara berkala di ruangan tersebut (maintenance in place) serta peralatan untuk pencatatan dan monitoring perlu dikalibrasi dan dicek sesuai dengan interval waktu yang ditetapkan. Penggunaan alarm akan membantu monitoring pada interval perioda yang ditetapkan. Sistem komputerisasi akan sangat membantu proses stock control dan stock distribution tetapi sistem ini perlu divalidasi terlebih dahulu.
Untuk mencapai kondisi penyimpanan yang ideal dibutuhkan pula dukungan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi sesuai. Karyawan yang berkualifikasi untuk sistem penggudangan ditempatkan dalam jumlah yang mencukupi serta memiliki deskripsi pekerjaan yang jelas. Karyawan tersebut perlu dilatih dalam bidang penyimpanan dan distribusi yang baik. Semua catatan dan dokumentasi kualifikasi karyawan, deskripsi pekerjaan serta organogram karyawan perlu disimpan di tempat penggudangan tersebut.
Selengkapnya Baca di FOODREVIEW INDONESIA Vol. VI No. 8 Agustus 2011
Sistem pengggudangan dengan sistem on-line dan dibantu kamera pengawas
