Oleh Supri Anto Edy Satrio
Supply Chain Practitioner
Siklus Penjualan dan Operasi (S&OP) adalah suatu pendekatan terstruktur yang mengintegrasikan kegiatan penjualan dengan kegiatan operasional dalam rantai pasokan. Siklus ini melibatkan serangkaian langkah berulang yang bertujuan untuk menyelaraskan rencana penjualan dan produksi. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan secara optimal sambil menjaga efisiensi dan optimalisasi sumber daya.
Berikut adalah penjelasan mengenai langkah-langkah dalam siklus S&OP:
- Pengumpulan Data: Siklus dimulai dengan pengumpulan data yang relevan dari berbagai departemen, termasuk penjualan, produksi, keuangan, dan lainnya. Data ini mencakup perkiraan penjualan, stok persediaan, kapasitas produksi, dan faktor-faktor lain yang memengaruhi rantai pasokan.
- Perencanaan Permintaan: Langkah ini melibatkan peramalan permintaan masa depan berdasarkan data historis, tren pasar, dan wawasan lainnya. Tim perencanaan permintaan bekerja sama dengan tim penjualan untuk menghasilkan perkiraan yang akurat mengenai jumlah dan waktu permintaan pelanggan.
- Perencanaan Pasokan: Setelah memiliki perkiraan permintaan, tim perencanaan pasokan mengevaluasi kapasitas produksi, ketersediaan bahan baku, dan faktorfaktor lain untuk menentukan berapa banyak yang dapat diproduksi dan kapan. Perencanaan pasokan ini menciptakan rencana operasional untuk memenuhi permintaan pelanggan.
- Perencanaan Keuangan: Proses selanjutnya adalah mengintegrasikan rencana operasional dengan aspek keuangan. Tim keuangan menilai dampak finansial dari rencana operasional, memastikan bahwa rencana tersebut sesuai dengan anggaran dan tujuan keuangan perusahaan.
- Pertemuan Pra-S&OP: Sebelum pertemuan S&OP utama, tim-tim terlibat dalam pertemuan pra-S&OP untuk membahas dan mengevaluasi rencana awal. Diskusi melibatkan perbandingan antara perkiraan penjualan dan produksi, pengidentifikasian potensi ketidaksesuaian, dan persiapan untuk pertemuan S&OP utama.
- Pertemuan S&OP: Pertemuan S&OP adalah pusat dari siklus ini. Pada pertemuan ini, timtim kunci seperti penjualan, produksi, dan keuangan serta departemen terkait lainnya, berkumpul untuk menyelaraskan rencana dan membuat keputusan strategis. Diskusi mencakup penyesuaian rencana, penyeimbangan sumber daya, dan pemecahan masalah yang mungkin timbul.
- Pembuatan Keputusan dan Perencanaan Skenario: Berdasarkan diskusi dalam pertemuan S&OP, tim membuat keputusan final dan merencanakan skenario alternatif jika kondisi pasar berubah. Ini mencakup pengembangan rencana kontinjensi untuk menghadapi perubahan yang tidak terduga.
- Konsolidasi Rencana: Setelah pertemuan S&OP, rencana yang telah disetujui dikonsolidasi menjadi satu rencana operasional yang komprehensif. Ini mencakup rencana produksi, alokasi sumber daya, dan pengelolaan persediaan untuk seluruh organisasi.
- Implementasi dan Pemantauan: Rencana operasional yang disepakati kemudian diimplementasikan di seluruh rantai pasokan. Tim-tim operasional bertanggung jawab untuk melaksanakan rencana ini, sementara tim S&OP memantau kinerja secara terus-menerus untuk memastikan kepatuhan dan efektivitas.
- Pemantauan Pasca-S&OP: Siklus S&OP bersifat iteratif dan berlangsung secara teratur, seringkali bulanan atau kuartalan, untuk memastikan kesesuaian dengan perubahan kondisi pasar dan agar organisasi tetap responsif terhadap perubahan permintaan atau gangguan lainnya. Dengan demikian, S&OP tidak hanya merupakan satu set langkah tetap, melainkan suatu pendekatan dinamis yang terus berkembang seiring waktu.